Twój drugi mózg to organizacyjna masturbacja

Jest niedziela, dochodzi dwudziesta trzecia, a ja właśnie poprawiam nazwę taga w Obsidianie, choć jeszcze godzinę wcześniej nie planowałem poprawiać żadnych tagów, szablonów ani struktur katalogów. Plan był znacznie prostszy: przerobić czekające na mnie fiszki z elektryki, czyli kilkadziesiąt pytań, trochę wzorów oraz zestaw zaprojektowany po to, aby szybko i bez szczególnej troski o moje samopoczucie wykazać wszystko, czego nadal nie pamiętam.

W jaki sposób z kolejki powtórek dotarłem do porządkowania Obsidiana, nie potrafię już uczciwie odtworzyć. Pamiętam tylko moment, w którym zauważyłem, że część notatek ma tag #nauka, a część #uczenie-się, co oczywiście było sytuacją niedopuszczalną: jak w tak barbarzyńskich warunkach miałbym cokolwiek zapamiętać? Zmiana tagów ujawniła następnie problem z szablonem, problem z szablonem zaprowadził mnie do struktury katalogów, a struktura katalogów od dawna domagała się przecież uproszczenia; skoro zaś już ją upraszczałem, rozsądnie było przy okazji sprawdzić trzy nowe wtyczki.

O dwudziestej trzeciej czterdzieści mój system wiedzy był bardziej spójny niż kiedykolwiek. Gdyby gotowość do nauki miała lampkę kontrolną, świeciłaby kojącym, głębokim odcieniem zieleni, informując wszystkich zainteresowanych, że infrastruktura została przygotowana wzorowo. Fiszki nadal jednak czekały, żadna nie została nawet odwrócona, a moja wiedza z elektryki pozostawała dokładnie taka sama jak godzinę wcześniej, tyle że mogła odtąd liczyć na wyraźnie lepsze warunki administracyjne.

Najgorsze w podobnych sytuacjach jest to, że mniej więcej wiem, co robię, i wyczuwam oszustwo jeszcze w chwili jego popełniania. Przesunięcie pliku daje małą, czystą satysfakcję: było źle, kliknąłem, jest dobrze; fiszka działa odwrotnie, ponieważ w ciągu kilku sekund może mi wykazać, że nie rozumiem pojęcia, które jeszcze wczoraj wydawało się doskonale znajome. Porządkowanie systemu potwierdza moją sprawczość, natomiast nauka, zanim dostarczy jakiejkolwiek satysfakcji, przedstawia szczegółową listę braków.

Wybieram więc porządkowanie tagów, co brzmi znacznie poważniej, gdy nazwie się je „zarządzaniem wiedzą”. Określenie „unikanie fiszek przez czterdzieści minut” miałoby zauważalnie gorszą pozycję na LinkedInie.

Nie budowałem drugiego mózgu; unikałem używania pierwszego.

O co chodzi, a o co nie?

Zanim ktokolwiek wyrzuci notes przez okno, wyjaśnijmy najpierw, że nie zamierzam atakować samego zapisywania informacji. Pismo jest jedną z najbardziej udanych technologii stworzonych przez człowieka: lista zakupów chroni przed powrotem ze sklepu bez jedynej rzeczy, po którą właściwie do niego poszliśmy, dokumentacja techniczna pozwala naprawić urządzenie bez odprawiania seansu spirytystycznego z jego projektantem, a kalendarz odciąża pamięć i zmniejsza liczbę przeprosin wysyłanych dzień po spotkaniu. Zewnętrzne przechowywanie informacji nie świadczy o słabości umysłu, lecz o rozsądnym podziale pracy.

Nie mam również nic przeciwko Obsidianowi, Notion, Roamowi, Logseqowi, papierowym fiszkom ani notesom kupowanym w sklepach, w których pojedyncza kartka ma wyraźnie wyższe aspiracje od zwykłej kartki. Każde z tych narzędzi może być użyteczne, sam korzystam z notatek i po napisaniu tego tekstu nie zamierzam przejść na zapamiętywanie terminów wizyt u dentysty siłą charakteru. Krytykowanie konkretnej aplikacji byłoby zresztą zbyt łatwe, ponieważ ten sam mechanizm potrafi rozwinąć się w dowolnym narzędziu, łącznie z pudełkiem papierowych karteczek, o ile tylko damy mu wystarczająco dużo czasu i odpowiednio skomplikowany system numerowania.

Problem zaczyna się dopiero wtedy, gdy opieka nad systemem daje więcej satysfakcji niż praca, której ów system miał pomagać. Narzędzie, które powinno stać spokojnie w kącie i w odpowiednim momencie podawać śrubokręt, zaczyna domagać się osobnego warsztatu, harmonogramu konserwacji, cyklicznych przeglądów oraz tabliczki z własnym nazwiskiem. Zamiast wspierać pisanie, naukę i podejmowanie decyzji, samo staje się projektem, którego głównym produktem jest coraz doskonalsza możliwość dalszego rozwijania projektu.

Dobry system notatek jest prawie niewidzialny: otwieramy go, znajdujemy potrzebną informację, wykonujemy właściwą pracę i wychodzimy. System chory bez przerwy przypomina o własnym istnieniu, proponując nową wtyczkę, dokładniejsze metadane, piękniejszy wykres połączeń oraz strukturę folderów, która potrzebuje już tylko jednej wolnej soboty, aby ostatecznie osiągnąć stan doskonały. Notatki przestają wtedy wskazywać na zewnątrz (ku tekstom, decyzjom, projektom i rozmowom), a zaczynają wskazywać przede wszystkim na siebie nawzajem.

„

Dobry system znika podczas pracy. Zły system sam staje się pracą.

To właśnie nazywam organizacyjną masturbacją: czynność jest prawdziwa, przyjemność również, człowiek kończy z wyraźnym poczuciem, że coś się odbyło, lecz do zewnętrznego świata nie musi z tego powodu trafić choćby jedna nowa rzecz.

Prawdziwa praca ma fatalny interfejs

Popularność idei „drugiego mózgu” nie stanowi żadnej tajemnicy, ponieważ prawdziwa praca intelektualna ma wyjątkowo niewdzięczny interfejs użytkownika. Nauka regularnie informuje, że czegoś nie pamiętamy, a aplikacja z fiszkami nie docenia przygotowanej atmosfery, jakości kawy ani faktu, że naprawdę mieliśmy dobre intencje. Wyświetla pytanie i czeka. Pisanie pokazuje zdania, których jeszcze nie potrafimy napisać, natomiast myślenie może przez dwie godziny nie zaprezentować żadnego paska postępu, po czym zakończyć się komunikatem, że cały obrany kierunek był błędny.

Nie ma w tym systemie punktów doświadczenia, zielonych znaczków ani powiadomienia: „gratulacje, właśnie zbliżyłeś się do dobrej decyzji o 3,7 procent”. Rezultat właściwej pracy często pojawia się późno, jest trudny do zmierzenia, a zanim go zobaczymy, musimy przez dłuższy czas pozostawać w stanie niepewności, w którym nie wiadomo nawet, czy robimy postęp, czy tylko coraz staranniej błądzimy.

System notatek płaci natychmiast. Zapisujemy cytat, licznik rośnie; łączymy dwa pliki, na grafie pojawia się nowa linia; przenosimy katalog, lewy panel staje się wizualnie spokojniejszy. Po kilku takich operacjach ekran zaczyna przypominać mapę połączeń międzygwiezdnych, co samo w sobie wygląda jak dowód, że również w głowie muszą zachodzić procesy podobnej rangi. Każdy ruch pozostawia widoczny ślad i w ciągu sekundy potwierdza, że coś się wydarzyło, nawet jeśli jedyną zmianą w rzeczywistym świecie jest nowe położenie pliku Markdown.

Porządkowanie staje się więc idealnym schronieniem przed niepewnością, ponieważ pozostaje wystarczająco blisko właściwej pracy, aby można je było przedstawić jako przygotowanie. Człowiek, który przez dwie godziny układa sztućce zamiast ugotować obiad, w końcu musi przyznać, że nie gotował; człowiek porządkujący notatki do książki może przez lata wyglądać jak ktoś prowadzący niezwykle zaawansowane badania. Ma przecież folder Research, a to na pierwszy rzut oka rozstrzyga sprawę.

Sztuczna inteligencja nie zmieniła tego mechanizmu, lecz pozwoliła go znakomicie przyspieszyć. Dawniej mogłem samodzielnie zmienić #produktywność na #systemy/produktywność, po godzinie uznać ukośnik za pomyłkę i wrócić do punktu wyjścia; dziś mogę poprosić agenta, aby w czasie parzenia kawy zmienił osiemset tagów, streścił wszystkie notatki, odnalazł między nimi związki i zbudował ontologię mojego życia. Jest to niewątpliwie imponująca automatyzacja, ale jeśli nie przeczytam streszczeń, nie wykorzystam połączeń i żadna z tych notatek nie wpłynie na choćby jedną decyzję, nie powstał drugi mózg; powstał większy strych z nadzwyczaj dobrze prowadzonym spisem inwentarza.

Luhmann robił coś jeszcze

Każda rozmowa o systemach notatek prędzej czy później przywołuje Niklasa Luhmanna, niemieckiego socjologa, który zgromadził około dziewięćdziesięciu tysięcy papierowych notatek w swoim Zettelkasten i stworzył dziesiątki książek oraz setki artykułów. W świecie zarządzania wiedzą osobistą pełni on dziś funkcję patrona założyciela: gdy na ekranie pojawiają się połączone karteczki, duch Luhmanna zwykle znajduje się już gdzieś w pobliżu, gotów pobłogosławić nową wtyczkę do automatycznych backlinków.

Porównanie wydaje się kuszące. Luhmann miał kartki, my mamy cyfrowe kartki; Luhmann łączył notatki, my również je łączymy, więc na poziomie inwentarza wszystko się zgadza. Pozostaje tylko jeden dość niezręczny szczegół: Luhmann pisał książki, podczas gdy my niezwykle często piszemy o tym, jak ułożyliśmy notatki potrzebne do przyszłego pisania książek.

Jego kartoteka była elementem nieustannego czytania, myślenia i publikowania, a nie pomnikiem postawionym samej organizacji. Działała jak maszyna umieszczona wewnątrz pracującej fabryki, której sens wynikał z tego, co opuszczało bramę zakładu. Ocenianie współczesnego systemu wyłącznie po tym, jak bardzo przypomina skrzynki Luhmanna, jest trochę jak kupienie zestawu noży słynnego kucharza, ułożenie ich według długości ostrza i cierpliwe oczekiwanie, aż na stole pojawi się kolacja.

Nie oznacza to oczywiście, że każdy uczciwy użytkownik Obsidiana powinien napisać siedemdziesiąt książek. Rezultatem może być jedna lepsza decyzja projektowa, trafnie zdiagnozowana usterka, dobrze przeprowadzona lekcja albo rezygnacja z pomysłu, który brzmiał świetnie tylko do chwili dokładniejszego namysłu. Skala nie ma tutaj większego znaczenia; liczy się kierunek przepływu, w którym wiedza trafia ze świata do notatki, a następnie wraca z notatki do świata jako zmienione działanie.

Jeżeli krąży wyłącznie pomiędzy folderami, instalacja pracuje w obiegu zamkniętym.

Kiedy system zaczyna pobierać czynsz

Każdy system organizacyjny ma koszt utrzymania. Pliki potrzebują nazw, linki czasem przestają działać, wtyczki żądają aktualizacji, a reguła, która w styczniu wydawała się oczywista, w czerwcu wygląda jak wiadomość pozostawiona przez obcą cywilizację: wiadomo, że coś znaczy i prawdopodobnie nawet coś ważnego, lecz nikt żyjący nie potrafi już powiedzieć co. Sam koszt nie jest niczym złym, ponieważ każde użyteczne narzędzie wymaga pewnej obsługi; pytanie brzmi jedynie, co dostajemy za każdą kolejną warstwę złożoności.

Na początku zysk jest bardzo duży. Możliwość przeszukania wszystkich notatek przewyższa trzymanie dokumentów na sześciu urządzeniach pod nazwami nowy, nowy2 i ostateczny_naprawde; kilka stabilnych tagów ułatwia odnalezienie powracających tematów, a prosty szablon chroni przed pominięciem ważnego elementu. Są to korzyści realne, łatwe do wskazania i zwykle warte poniesionego kosztu.

Później przyrosty stają się coraz mniejsze. Dokładniejsza taksonomia oszczędza kilka sekund wyszukiwania, ale wymaga precyzyjnego sklasyfikowania każdej przyszłej notatki; następna wtyczka dodaje przydatny widok oraz kolejne miejsce, w którym coś może się zepsuć; automatyzacja usuwa jeden ręczny krok, tworząc konfigurację, którą za pół roku trzeba będzie ponownie zrozumieć. W końcu system zaczyna zabierać więcej czasu, niż oddaje: utrzymujemy pulpity, na które nie patrzymy, przechowujemy metadane o nieznanym przeznaczeniu i boimy się zmiany narzędzia, ponieważ nagromadzona konstrukcja jest zbyt ciężka, aby ją przenieść.

To, co miało być pomocą, najpierw staje się infrastrukturą, później infrastrukturą zabytkową, a na końcu obszarem objętym ochroną konserwatora, na którym nie wolno już prowadzić żadnej działalności. Można go jedynie zwiedzać i podziwiać staranność dawnych tagów.

Najprostszy sygnał ostrzegawczy pojawia się wtedy, gdy system zaczyna prosić o mój czas, zamiast mi go oddawać. U mnie zwykle towarzyszą temu trzy zjawiska: poprawiam jedną widoczną rzecz, podczas gdy pogarsza się inna (tagi są czystsze, ale tekstów powstaje mniej); każda nowa funkcja potrzebuje dodatkowej kontroli tylko po to, aby nie pokłócić się z poprzednimi; wreszcie przestaję umieć wyjaśnić jednym zdaniem, do czego właściwie służy część elementów. Programiści znają ten ostatni objaw aż za dobrze.

Tanie miejsce, droga uwaga

W kodzie istnieje prosta, choć rzadko lubiana prawda: linia nie staje się darmowa tylko dlatego, że została już napisana. Ktoś musi ją później przeczytać, przetestować, ostrożnie zmienić i przez lata obawiać się, że jej usunięcie obudzi proces biznesowy zapomniany w 2019 roku. Nawet nieszkodliwy kod zadaje pytania, ponieważ samą swoją obecnością sugeruje, że kiedyś istniał powód, dla którego ktoś uznał go za potrzebny.

Notatki mają podobny koszt, tyle że płacimy głównie uwagą. Martwy plik pojawia się w wynikach wyszukiwania, porzucony tag konkuruje z aktualnym, a nieaktualna instrukcja cierpliwie czeka, aż w pośpiechu uznamy ją za obowiązującą. Koszt pojedynczego dokumentu jest niemal zerowy. I właśnie dlatego tysiące takich dokumentów otrzymują bezterminowe prawo pobytu, choć nikt nie potrafi już wyjaśnić, po co właściwie zostały zachowane.

Cyfrowa przestrzeń podpowiada wygodną odpowiedź: należy zachowywać wszystko, bo dysk jest tani. Dysk rzeczywiście jest tani, ludzkie rozróżnianie natomiast nie; problem nie polega na tym, czy następny plik Markdown zmieści się na nośniku, lecz czy kolejny prawie trafny wynik zmieści się w chwili, w której próbujemy podjąć decyzję.

Usuwanie jest zatem częścią zarządzania wiedzą, a nie dowodem jego porażki. Notatkę można skasować, gdy przestała mieć cel, jej treść istnieje w lepszej postaci gdzie indziej albo nie potrafimy wskazać działania, któremu miałaby pomóc; część materiałów zasługuje na archiwum zamiast na codzienną wyszukiwarkę, a część zwyczajnie na kosz. Nie trzeba przy tym urządzać corocznej ceremonii oczyszczenia przy świetle świec i muzyce do medytacji. Wystarczy, że gdy trafiam na notatkę, której sensu już nie pamiętam, podejmuję decyzję od razu: zostaje z konkretnego powodu, trafia do archiwum albo znika. „Może kiedyś się przyda” nie zawsze jest kłamstwem, ale właśnie tym zdaniem bałagan najczęściej składa wniosek o pobyt stały.

Notatka powinna mieć wyjście

Możliwość odnalezienia informacji jest warunkiem użytecznego systemu, lecz nie jego ostatecznym celem, ponieważ doskonale przeszukiwalny zbiór rzeczy, które nigdy nie opuszczają własnego magazynu, nadal pozostaje przede wszystkim magazynem. Notatka nabiera wartości wtedy, gdy pomaga coś zrozumieć, napisać, zbudować, zapamiętać albo rozstrzygnąć; czasem stanie się to tego samego dnia, czasem po kilku latach, a czasem nie stanie się nigdy, co również nie jest tragedią wymagającą powołania komisji do spraw wykorzystania plików Markdown.

Nie wykonuję więc miesięcznego audytu praktyczności notatek. Taki rytuał szybko stałby się przecież kolejną warstwą zarządzania systemem: arkuszem służącym do pilnowania, czy narzędzie do pilnowania wiedzy zostało należycie przypilnowane. Bardziej interesuje mnie kierunek całej konstrukcji: czy notatki regularnie prowadzą z powrotem do pracy i świata, czy przede wszystkim tworzą powody, aby zostać w aplikacji jeszcze trochę dłużej.

Dokąd prowadzi system notatek?

Sygnał	System wskazuje na zewnątrz	System wskazuje na siebie
Po zapisaniu	Wracam do tekstu, projektu, nauki albo decyzji.	Dopisuję metadane, poprawiam strukturę i szukam kolejnej wtyczki.
Po odnalezieniu	Informacja skraca pracę lub zmienia sposób jej wykonania.	Samo odnalezienie notatki zostaje uznane za rezultat.
Koszt	Utrzymanie pozostaje mniejsze niż pomoc, którą otrzymuję.	System coraz częściej prosi o czas tylko po to, aby nadal działać.

Nie chodzi więc o minimalizm jako następną konkurencję estetyczną, w której wygrywa człowiek posiadający najmniej folderów. Rozbudowany system może znakomicie zarabiać na własną złożoność; powinien tylko robić to poprzez pracę, której pomaga, a nie przez coraz bardziej imponujący opis samego siebie.

Najlepsze systemy, jakie zbudowałem, są tymi, których po pewnym czasie przestaję zauważać. Pozwalają coś zapisać, przemyśleć, odnaleźć podczas podejmowania decyzji i zamknąć, mając przy tym mniej ruchomych części, niż chciałbym do nich dodać. Nie domagają się podziwu ani nie proponują wieczorem, że skoro już tu jestem, moglibyśmy jeszcze tylko przebudować hierarchię tagów.

Jest to oczywiście znacznie mniej efektowna obietnica niż „drugi mózg”. Nie ma świecącego grafu, cyfrowego rozszerzenia osobowości ani intelektualnego procentu składanego pracującego podczas snu; jest tylko zwyczajne zewnętrzne narzędzie, które czasem pomaga temu właściwemu mózgowi wykonać pracę.

O dwudziestej trzeciej czterdzieści zamykam więc Obsidiana. System jest uporządkowany, tagi pogodzone, a cyfrowy magazyn wiedzy gotowy na wyzwania jutra, mogę zatem wreszcie otworzyć pierwszą fiszkę z elektryki.

Nie pamiętam odpowiedzi, co prowadzi do dość niewygodnego wniosku: utrzymanie jednego mózgu jest już wystarczająco wymagającym projektem.